Cosa è la videoconferenza software e quali benefici porta alle imprese? Questa breve guida è rivolta a chi cerca una soluzione per svolgere riunioni di lavoro a distanza senza dover acquistare piattaforme di servizio e apparati hardware di videoconferenza.
La videoconferenza fa risparmiare tempo e denaro
Far muovere dipendenti o consulenti per le riunioni di lavoro è costoso per le aziende, sia per il tempo sprecato negli spostamenti sia per le spese di viaggio da sostenere. Fortunatamente non mancano le soluzioni che aiutano la imprese a risparmiare tempo e denaro per consentire alle persone di incontrarsi, discutere e collaborare senza spostarsi dal proprio ufficio. Una di queste è la videoconferenza, uno strumento che permette di connettersi con clienti, partner e dipendenti ovunque e in qualsiasi momento, con conseguente aumento della produttività e abbattimento delle spese di viaggio. Con la videoconferenza si riducono anche i tempi di lavoro di gruppo, grazie ad una più rapida comunicazione tra i team aziendali. La videoconferenza permette inoltre di rafforzare le relazioni umane e professionali tra persone distanti anche migliaia di km, siano esse colleghi che lavorano in altre sedi oppure clienti in qualsiasi parte del mondo.
Oggi, grazie ai grandi progressi del software, la videoconferenza non è più confinata nelle sale riunioni delle grandi aziende ma arriva sui computer e sui dispositivi mobili di tutti gli utenti. Il mercato globale della videoconferenza software è previsto in espansione con un CAGR dell’8% tra il 2015 e il 2022 e raggiungerà quasi 8 miliardi di dollari. La crescita è favorita dall’utilizzo della tecnologia cloud, che consente alle aziende di utilizzare la videoconferenza a costi minimi.
Se sei alla ricerca di una soluzione per implementare la videoconferenza nella tua azienda, valuta la possibilità di utilizzare un servizio di videoconferenza in cloud piuttosto che acquistare piattaforme e apparati costosi anche in termini di gestione e manutenzione.
Vantaggi della videoconferenza software
La videoconferenza software riscuote grande successo tra le imprese per tre motivi fondamentali:
- non richiede investimenti in infrastrutture e apparati hardware
- è utilizzabile dai computer e dai dispositivi mobili
- è disponibile come servizio in cloud, accessibile direttamente su Internet.
E’ quindi uno strumento molto economico e facile da usare che permette alle aziende, di qualsiasi tipo e dimensione, di ottenere i benefici della videoconferenza senza sostenere investimenti onerosi.
Oltre alla possibilità di svolgere facilmente videoconferenze da PC e da dispositivi mobili, il software offre la possibilità di condividere contenuti in modo altrettanto facile. Questa funzionalità è fondamentale quando occorre fare una presentazione di prodotto, discutere un contratto o una relazione, lavorare in team su un progetto. In pratica, durante la videoconferenza, ciascun utente può mostrare agli altri partecipanti qualsiasi contenuto o applicazione presente sul proprio PC.
Aspetti da considerare nella scelta del servizio
Anche tra i servizi di videoconferenza software ci sono differenze di funzionalità e di prezzo. Per scegliere bene è opportuno prestare attenzione ai seguenti aspetti.
Prova gratuita. La possibilità di fare un test gratuito, anche di pochi minuti, permette di valutare subito due caratteristiche fondamentali del servizio: la semplicità d’uso e la qualità audio-video. La prova dovrebbe essere fatta nelle condizioni di utilizzo il più possibile simili a quelle previste a regime. Ad esempio una videoconferenza con PC interni (connessi ad Internet tramite la rete aziendale) e con tablet o smartphone connessi esternamente alle reti mobili degli operatori telefonici (TIM, Wind, Vodafone, Fastweb, etc).
Interoperabilità. Sebbene la videoconferenza software nasca per essere utilizzata prevalentemente dai PC, il servizio deve consentire di collegarsi anche con sistemi di videoconferenza da sala (codec/endpoint) utilizzando il protocolli H.323 e SIP. Questi protocolli sono lo standard di comunicazione a livello mondiale per gli apparati di videoconferenza hardware. La compatibilità del servizio con questi protocolli permette di far partecipare alle videoconferenze, insieme a PC e dispositivi mobili, anche apparati da sala di qualsiasi marca e modello.
Funzionalità. La maggior parte dei servizi di videoconferenza presenta funzionalità di base comuni. Le differenze, a volte non marginali, stanno nelle funzionalità aggiuntive. Ad esempio la registrazione della videoconferenza o la sua trasmissione in web streaming. Alcuni servizi non supportano queste funzionalità oppure richiedono l’acquisto di hardware dedicato per poterle utilizzare. Un’altra funzionalità molto utile è la capacità di collegare telefoni in solo audio. Per chi non può partecipare alla conferenza in video (ad esempio perché sta guidando l’auto) questa funzionalità permette comunque di ascoltare e intervenire alla discussione per mezzo del cellulare.
Facilità di utilizzo. Qualsiasi servizio si rivela inefficace se le persone lo trovano difficile da usare o poco intuitivo. In generale devono bastare pochi click per organizzare o partecipare ad una videoconferenza. Non si deve essere obbligati a registrare un account per usare la videoconferenza. Chi usa un PC deve potersi collegare direttamente dal browser senza dover installare alcun software. L’app di videoconferenza per chi usa un tablet o uno smartphone deve essere la più semplice possibile, anche a costo di rinunciare ad alcune funzioni presenti nella versione per computer.
Abbonamento o Pay-Per-Use. Chi prevede di usare la videoconferenza in modo occasionale, ad esempio solo per i CdA o altre assemblee aziendali, non deve essere obbligato sottoscrivere un abbonamento al servizio. Devono essere disponibili anche in formule in pay-per-use che permettono, su prenotazione, di usare la videoconferenza per una o più ore oppure per una intera giornata.
Quanto costa la videoconferenza software
Il prezzo del servizio di videoconferenza software dipende generalmente dal tipo di soluzione, dal numero di utenti da collegare e dalla formula che si preferisce utilizzare: pay-per-use o abbonamento. Il prezzo può variare da pochi euro per un’ora a qualche centinaia di euro per un abbonamento annuale. In alcuni casi ci possono essere funzionalità aggiuntive da acquistare separatamente, ad esempio il servizio di assistenza da parte di un operatore specializzato per la gestione di grandi eventi in videoconferenza.
Tendenze evolutive
Il costante aumento delle prestazioni dei personal computer e dei dispositivi mobili favorisce lo sviluppo di applicazioni di videoconferenza software sempre più potenti e qualitative. La crescente disponibilità di collegamenti Internet a larga banda e di server ad alte prestazioni favorisce lo sviluppo dei servizi in cloud. Questi due fattori da un lato spostano le soluzioni di comunicazione aziendale sempre più verso gli utenti, che preferiscono collegarsi tramite i loro PC, tablet o smartphone. Dall’altro liberano le imprese dall’acquisto di costose infrastrutture e dalle spese di gestione e manutenzione. La tendenza è quindi verso una sempre maggiore diffusione della videoconferenza come servizio in cloud, anche tra le realtà più piccole come le micro imprese e gli studi professionali, che prima non potevano permettersi di investire in costose soluzioni basate sull’hardware.
