Come configurare e usare Zoom Webinar per i tuoi seminari online

Piattaforme come Zoom Webinar semplificano l’organizzazione di un seminario online, anche a coloro che non hanno una esperienza specifica pregressa.

Table of Contents

Il processo di programmazione dei webinar, approvazione degli iscritti o invito dei relatori con Zoom richiede uno sforzo minimo, lasciando all’organizzatore più tempo da dedicare alla realizzazione della propria presentazione od alla applicazione di tecniche innovative di comunicazione.

Zoom, infatti, garantisce l’accesso a tutti gli strumenti di cui si può avere bisogno per gestire un webinar in modo efficace. In questa guida per principianti mostreremo come impostare Zoom Webinar o partecipare a un webinar su Zoom.

Cos’è Zoom Webinar?

Un webinar è semplicemente un seminario online, ma il termine può essere utilizzato anche per indicare strumenti diversi come webcast o semplici web meeting. Zoom Webinar, in particolare, è un componente aggiuntivo disponibile sui vari piani di abbonamento di Zoom. Anche se meeting e webinar su Zoom hanno molto in comune, tuttavia esistono alcune differenze tra queste due funzionalità.

Tutti i partecipanti alle riunioni Zoom possono condividere i loro schermi, vedere altri partecipanti o parlare con loro, mentre i partecipanti ai webinar non possono condividere i loro schermi, usare annotazioni o altre opzioni fornite dalla piattaforma, poiché le loro capacità di interazione sono ridotte alla chat e alla partecipazione ai panel di Q&A. Inoltre, l’host di un webinar può scegliere se desidera o meno vedere il video di ogni partecipante, mentre tutti i partecipanti si uniscono al webinar in modalità solo ascolto.

Un webinar può avere fino a 50.000 partecipanti, mentre una riunione non può avere più di mille partecipanti. Inoltre, le riunioni Zoom sono utilizzate principalmente per scopi aziendali come vendite o riunioni rivolte ai clienti. L’istruzione è il motivo più comune per la creazione di un webinar e, a differenza delle riunioni, i webinar Zoom possono avere fino a cinquanta sessioni. Di conseguenza, l’elenco delle funzionalità offerte dalle riunioni Zoom e dai webinar Zoom è leggermente diverso.

Come aggiungere Webinar al piano Zoom

Zoom non consente ai suoi utenti di ospitare webinar gratuitamente e pertanto occorre acquistare un abbonamento mensile o annuale se si desidera organizzare i propri webinar. E’ possibile scegliere tra le opzioni Pro, Business, Education e Zoom Room e il costo esatto dell’abbonamento dipende dal numero massimo di host e partecipanti che un webinar può ospitare. Inoltre, ognuno dei piani disponibili offre l’opzione di registrazione cloud ed è possibile ottenere fino a 3 TB di spazio di archiviazione extra. Una volta acquistata una licenza, è possibile assegnarla direttamente al proprietario dell’account Zoom o ad un utente specifico. Per assegnare la licenza webinar ad un utente specifico occorre andare al menu Gestione utenti e selezionare l’opzione Utenti. Dopo aver individuato l’utente a cui si desidera assegnare una licenza webinar, occorre fare clic sul pulsante Modifica alla fine della riga dell’utente e fare clic sull’opzione Webinar nel menu Funzioni.

Modificare le impostazioni di Zoom Webinar

Nelle menu impostazioni del webinar è possibile scegliere il ruolo dell’utente, specificare il suo titolo di lavoro o aggiungere la sua posizione. Una volta terminato, occorre cliccare sul pulsante Salva per confermare le modifiche apportate e procedere con la configurazione del webinar.

Come pianificare un webinar su Zoom

Per pianificare un nuovo webinar occorre semplicemente accedere al portale webinar, cliccare sull’opzione Webinar e poi cliccare sul pulsante Pianifica un webinar. È quindi possibile fornire informazioni sull’argomento del webinar, scrivere una breve descrizione del webinar che verrà visualizzata nella pagina di registrazione, impostare l’ora e la data in cui il webinar dovrebbe svolgersi e specificare la sua durata. Inoltre, si può scegliere di impostare un webinar una tantum o ricorrente e, nel caso di un tipo di webinar ricorrente, si può scegliere se il webinar avrà luogo quotidianamente, settimanalmente o mensilmente. Occorre tuttavia tener presente che un singolo webinar non può durare più di cinquanta sessioni. Inoltre, è possibile modificare le impostazioni di registrazione, le opzioni audio, impostare una password per il webinar, abilitare sessioni di pratica o scegliere di registrare automaticamente il webinar.

Zoom ti consente anche di configurare ed utilizzare dei modelli predefiniti per il webinar che si sta pianificando, di scegliere il fuso orario o di usare i pannelli Q&A durante lo svolgimento. L’host del webinar può limitare solo agli utenti registrati di partecipare al webinar o di rendere “a richiesta” la partecipazione al webinar. Tuttavia, solo i webinar che richiedono la registrazione possono essere trasformati in webinar “a richiesta” e abilitando questa opzione si attiverà automaticamente la funzionalità di registrazione sul cloud. Gli host possono inoltre scegliere di disattivare i propri flussi video, durante la configurazione di un nuovo webinar, salvo poterli ri-attivare in qualsiasi momento.

I relatori hanno uno status diverso rispetto ai partecipanti, poiché possono visualizzare e inviare video, condividere i loro schermi o aggiungere annotazioni. I partecipanti, d’altro canto, possono solo visualizzare il webinar, ma l’host può riattivare l’audio o cambiare la loro visualizzazione del webinar. Nella maggior parte dei casi, i partecipanti interagiscono con un webinar tramite pannelli Q&A e chat.

Invitare i relatori ed i partecipanti al Zoom Webinar

Una volta completate le impostazioni del webinar, occorre cliccare sul pulsante Pianifica e procedere all’invio degli inviti ai relatori o ai partecipanti. Il processo di invito dei relatori a un webinar è semplice: basta andare alla scheda Inviti e cliccare sul pulsante Modifica nella sezione Relatori.

Zoom consente di invitare fino a cento relatori a un webinar: è sufficiente aggiungere i loro nomi e indirizzi e-mail nelle caselle corrispondenti e cliccare sulla casella di controllo accanto all’opzione “Invia immediatamente l’invito a tutti i relatori appena aggiunti”. Cliccare sul pulsante Salva per inviare inviti ai relatori. I relatori dei webinar ricorrenti saranno invitati a tutti i webinar della serie, ma puoi anche aggiungere o rimuovere relatori tra due webinar.

Il processo di invito per i partecipanti dipende dal fatto che un webinar richieda o meno la registrazione. Nel caso in cui il tuo webinar non richieda ai partecipanti di registrarsi, puoi semplicemente copiare il link di partecipazione e inviarlo ai partecipanti. Gli host dei webinar che richiedono la registrazione devono inviare il link di registrazione ai partecipanti e ogni partecipante deve compilare il modulo di registrazione. In seguito, riceveranno un’e-mail contenente un link di partecipazione univoco. E’ possibile invitare i partecipanti a registrarsi per un webinar copiando l’URL di registrazione e condividendola ad esempio tramite il proprio sito Web. In alternativa, si può copiare l’invito creato da Zoom, oppure utilizzare la funzione “Inviami l’invito tramite e-mail” per ottenere una copia dell’invito da inoltrare ai partecipanti.

Avviare lo Zoom Webinar programmato

Per avviare un webinar, clicca sulla scheda Riunioni, individua il webinar e clicca sul pulsante Avvia.

Come possono partecipare gli invitati ad un Zoom Webinar?

Gli invitati ad un Zoom Webinar possono accedere tramite un link di registrazione o manualmente. Una volta completata la procedura di registrazione, l’host invia un’e-mail di conferma della registrazione contenente il link di partecipazione, cliccando sul quale è possibile accedere al webinar a cui si è iscritti. In alcuni casi, è possibile accedere al link di partecipazione dalla pagina di conferma della registrazione: in tali casi tutto quello che occorre fare è cliccarci sopra per partecipare.

Zoom offre anche l’opzione di partecipare manualmente a un webinar. In tal caso occorre solo individuare l’ID webinar a 9 cifre nell’e-mail di registrazione, prima di accedere al proprio account Zoom dal computer o dallo smartphone. Cliccare quindi sull’opzione “Partecipa a una riunione”, inserire l’ID webinar a 9 cifre e cliccare su Partecipa. I partecipanti al webinar possono interagire con esso solo alzando la mano, chattando con l’ospite e i relatori o prendendo parte ai panel di domande e risposte.

Chiunque può impostare un nuovo webinar con Zoom, anche se non ha esperienza pregressa. Tuttavia, sapere quanto durerà ogni sessione del webinar o quanto tempo dovrebbe passare tra due sessioni di webinar, aiuterà a regolare le impostazioni del tuo webinar in modo più preciso.

Come organizzare un webinar professionale senza preoccupazioni

Se invece vuoi dedicarti esclusivamente ai contenuti del tuo webinar, senza doverti preoccupare di altro, puoi scegliere di affidarti al nostro servizio totalmente gestito. In questo modo non dovrai preoccuparti degli aspetti organizzativi, tecnici e di regia del webinar.

Saranno i nostri operatori, infatti, a farsi carico di tutto questo.

Inoltre non dovrai selezionare e acquistare una piattaforma per webinar e nemmeno sottoscrivere abbonamenti.

Il nostro è infatti un servizio pay-per-use che mette a tua disposizione le nostre piattaforme, senza vincoli di abbonamento.