Come parlare in modo autorevole e convincente nelle Conference Call
Ti sei mai chiesto come viene percepito il tuo modo di parlare quando partecipi alle conferenze audio telefoniche?
Il tono della voce, il volume, il ritmo, sono segnali che trasmettono agli altri la tua competenza, la tua autorevolezza e tante altre sfaccettature della tua personalità che in una discussione di lavoro possono essere davvero importanti.
Immagina una Conference Call in cui vuoi farti approvare un certo progetto. Se parli a voce bassa e con troppe pause, i tuoi interlocutori potrebbero ricevere l’impressione che tu per primo non sei troppo convinto del progetto.
In questo articolo vediamo quali sono gli errori più comuni che si possono commettere sottovalutando l’importanza della voce nelle conferenze audio telefoniche.
La metacomunicazione nelle conferenze audio telefoniche
In una Conference Call le persone non possono vedersi e quindi la funzione di metacomunicazione svolta dal linguaggio del corpo, che rappresenta oltre il 90% della comunicazione umana, è totalmente affidata alla voce. Nelle conferenze audio telefoniche è il tuo modo di parlare che trasmette e induce emozioni nei tuoi interlocutori. La tua voce può suscitare attenzione, fiducia, empatia ma anche noia, distacco e agitazione. E’ bene quindi fare attenzione al tono, al volume, al ritmo della voce e alle pause.
Prima di tutto l’empatia
Il primo obiettivo che devi porti nelle conferenze audio telefoniche non è quello di trasferire correttamente i contenuti. Prima di tutto devi stabilire un buon livello di empatia con gli interlocutori e riuscire a catturare la loro attenzione. Altrimenti, qualsiasi concetto tu voglia comunicare rischia di perdere importanza. E’ come quando entri in un ristorante per la prima volta. Prima di leggere il menù, entrerai in contatto con chi ti accompagna al tavolo. Un cameriere distratto o poco accogliente non ti disporrà favorevolmente anche se il locale è noto per la qualità della sua cucina. Allo stesso modo, in una Conference Call, se parlerai in modo troppo veloce o troppo lento, con un volume troppo alto o troppo basso, con un tono sempre uguale e con pause fuori posto, il tuo discorso perderà di efficacia anche se sei preparatissimo sull’argomento.
Tono di voce
Anche se il tono della voce è fortemente influenzato da fattori fisiologici (sesso, età, costituzione fisica, etc.) è bene cercare di adeguarlo al contesto. Ad esempio, nelle conferenze audio telefoniche con i clienti dovrai usare un tono più formale rispetto alle conferenze con i colleghi di lavoro.
“Col tono giusto, si può dire tutto. Col tono sbagliato, nulla. L’unica difficoltà consiste nel trovare il tono”
George Bernard Shaw
Dinamicità
Il ritmo, il volume e le pause danno autorevolezza al tuo discorso. Se parli lentamente e inserisci pause tra le frasi, abbassando un po’ il volume della voce, darai una sensazione di solennità e stimolerai una maggiore attenzione nei tuoi interlocutori ma se esageri potresti ottenere l’effetto contrario. Devi cercare di parlare con una certa dinamicità, variando quindi ritmo e volume e dosando opportunamente le pause, senza però sembrare innaturale.
Gli errori da evitare
Abbiamo visto che la funzione principale della voce è quella di trasmettere emozioni ancora prima dei contenuti. Per ottenere questo risultato la tua voce dovrà avere una certa vivacità, quindi non risultare monotona e statica. Dovrai quindi modulare i vari passaggi del tuo discorso con toni e volumi differenti, in una sequenza non ripetitiva e non prevedibile. Variare tono e volume della voce ti permetterà di mantenere alto il livello di attenzione e di coinvolgimento dei tuoi interlocutori. Saper usare dinamicamente la voce significa anche inserire le pause nei punti giusti del discorso. Parlare senza interruzioni crea infatti un abbassamento della concentrazione in chi ti ascolta. Le pause, unitamente ai toni bassi, ti permettono anche di enfatizzare i passaggi più importanti della tua esposizione.
Riepilogando, questi sono gli errori principali che devi evitare quando parli nelle conferenze audio telefoniche.
- Mantenere il volume della voce costantemente alto o basso
- Usare sempre lo stesso tono
- Parlare troppo velocemente o troppo lentamente
- Non inserire pause nel discorso
- Usare frequentemente gli intercalari
“Non bisognerebbe aggiungere neanche una virgola a ciò che può essere detto in poche parole”
Gregory David Roberts
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