Quando la conference call telefonica è meglio della videoconferenza
I protocolli di distanziamento contro il contagio da Covid-19 hanno fatto letteralmente esplodere l’uso della videoconferenza.
A seguito di questo boom, il professor Jeremy Bailenson, direttore fondatore dello Stanford Virtual Human Interaction Lab, ha esaminato le conseguenze psicologiche del trascorrere diverse ore al giorno in collegamento video.
Bailenson ha quindi identificato quattro conseguenze che, secondo il suo studio, contribuiscono alla sensazione comunemente nota come Zoom Fatigue, dal nome della piattaforma di videoconferenza più utilizzata durante la pandemia.
Il suo obiettivo, comunque, non è denigrare una piattaforma in particolare (Bailenson utilizza regolarmente anche Zoom) ma evidenziare come gli strumenti di videoconferenza attuali siano estenuanti, dare dei consigli per un uso migliore e suggerire anche modifiche alle interfacce.
“Solo perché puoi usare il video non significa che devi.” (Bailenson)
Perché avvertiamo la “Zoom Fatigue”
Esaminiamo dunque le quattro conseguenze psicologiche, individuate da Bailenson, del trascorrere diverse ore al giorno in videoconferenza.
1. Il contatto visivo è troppo intenso
Il contatto visivo che ci impegna nelle videoconferenze e la dimensione dei volti che guardiamo sullo schermo sono innaturali. In una riunione in presenza fisica, le persone guardano in diversi modi chi sta parlando, prendono appunti o rivolgono lo sguardo anche in altre direzioni. Durante una videoconferenza, invece, tutti guardano tutti, sempre. Un ascoltatore, in effetti, dal punto di vista non verbale viene trattato come un parlatore. Quindi anche se non parli mai in una riunione, per tutto il tempo guardi comunque facce che a loro volta ti stanno guardando. L’intensità del contatto visivo è dunque notevolmente più elevata.
“L’ansia di parlare in pubblico è una delle più grandi fobie. Quando sei lassù e tutti ti fissano, vivi un’esperienza stressante.” (Bailenson)
Un’altra fonte di stress è che, a seconda delle dimensioni dei monitor, i volti nelle videoconferenze possono apparire troppo grandi e mettere a disagio.
“In una videoconferenza, soprattutto con persone sconosciute, il loro viso ti può apparire vicino come quando sei a tu per tu con qualcuno che conosci bene.” (Bailenson)
Negli incontri fisici, quando vediamo il viso di qualcuno così da vicino, il nostro cervello interpreta questa vicinanza come una situazione intensa che può portare all’empatia o al conflitto.
“In effetti, quando resti troppo a lungo in una videoconferenza, vieni a trovarti in uno stato di ipereccitazione.” (Bailenson)
2. Vedere se stessi costantemente riflessi è stressante
Normalmente, durante una videoconferenza, è attivo il riquadro “self view”, pensato per controllare come gli altri vedono la nostra inquadratura. Ma questo, secondo Bailenson, è del tutto innaturale.
“Nel mondo reale, nessuno accetterebbe di essere costantemente seguito da uno specchio per vedersi riflesso mentre parla, prende decisioni, interagisce con le persone.” (Bailenson)
Bailenson ha inoltre citato ricerche che dimostrano che quando ti vedi riflesso sei più critico con te stesso. E molti di noi vedono la propria immagine riflessa in videoconferenza per molte ore ogni giorno.
“E’ stressante. Ci sono molte ricerche che dimostrano le conseguenze emotive negative del vedersi riflessi.” (Bailenson)
3. Le videoconferenze ci obbligano a stare fermi
Le riunioni telefoniche consentono alle persone di muoversi o camminare mentre parlano. In videoconferenza, invece, devi rimanere seduto e muoverti il meno possibile. I movimenti sono quindi limitati in maniera innaturale.
“Una ricerca, attualmente in corso, sta evidenziando che le persone hanno un miglior rendimento cognitivo quando si muovono.” (Bailenson)
4. Il carico cognitivo è molto più alto nelle videoconferenze
Negli incontri faccia a faccia, la comunicazione non verbale è normalmente abbastanza spontanea. Le persone, quindi, fanno e interpretano gesti e segnali non verbali in modo del tutto naturale. Nelle videoconferenze, invece, bisogna sforzarsi per inviare e ricevere segnali non verbali. La conversazione naturale lascia il posto a una forma di comunicazione che costringe a pensare molto di più. Ad esempio, devi curare l’inquadratura se vuoi che gli altri ti vedano bene in viso. Oppure, se vuoi mostrare a qualcuno di essere d’accordo con ciò che sta dicendo, devi annuire in modo accentuato o alzare il pollice davanti alla webcam.
“La videoconferenza aggiunge un carico cognitivo mentre stai già usando le tue risorse mentali per comunicare.” (Bailenson)
In una videoconferenza, infatti, i gesti possono anche assumere significati diversi. Ad esempio, distogliere lo sguardo dalla webcam può essere interpretato come disinteresse verso chi sta parlando, mentre invece stai solo guardando tuo figlio che è appena entrato nella stanza.
Quando la conference call telefonica è meglio della videoconferenza
Lo studio del Prof. Bailenson evidenzia chiaramente che trascorrere diverse ore al giorno in videoconferenza può causare affaticamento e stress. Il collegamento in video, però, non è affatto una scelta obbligata. Grazie alle conferenze telefoniche, si possono fare riunioni a distanza senza gli inconvenienti che affliggono le videoconferenze.
Vediamo perché.
1. Non hai lo stress del contatto visivo troppo intenso
Ovviamente nelle conference call telefoniche non c’è il video. Quando prenderai la parola non proverai quindi il disagio di avere tutti gli occhi addosso. Dunque non percepirai alcuno stress da contatto perché non vedrai nessun volto sullo schermo. Inoltre non dovrai sforzarti di tenere lo sguardo fisso sulla webcam. In qualsiasi momento della riunione potrai guardarti intorno o prendere appunti in tutta tranquillità. Infine, non dovrai preoccuparti del look, dell’ambiente e dell’inquadratura.
2. Non ti vedi costantemente riflesso sul monitor
In una conference call telefonica non vieni distratto dalla tua immagine nel riquadro di “self view”. Non avrai quindi la preoccupazione di controllare come appari agli occhi degli altri, come ti muovi, com’è la tua inquadratura. Potrai dunque ascoltare e parlare in tutta tranquillità e concentrarti più facilmente sulla riunione.
3. Puoi muoverti in piena libertà
Nelle riunioni telefoniche non sei obbligato a stare seduto davanti allo schermo. Non devi nemmeno fare attenzione alla postura e ai gesti. Puoi alzarti tutte le volte che vuoi o passeggiare liberamente per la stanza. Una sensazione di libertà che non puoi avere in videoconferenza.
4. Non hai sovraccarico cognitivo
In una conference call telefonica, non dovendo preoccuparti di inviare e interpretare i segnali non verbali, sarai molto più rilassato. Potrai quindi concentrare le tue energie mentali sulla riunione, senza il sovraccarico cognitivo causato dal dover apparire in video.
Altri vantaggi delle conference call telefoniche
Facilità di utilizzo
Un grosso vantaggio della conference call telefonica è la facilità di utilizzo. Infatti devi soltanto comporre un numero e digitare un codice. Partecipare ad una riunione telefonica è quindi facile come fare una normale telefonata.
Immediatezza del collegamento
Per collegarti ad una conference call telefonica non devi scaricare nessuna app sul computer né imparare ad usarla. Non ti serve ovviamente nemmeno una connessione a Internet. Tutto quello di cui hai bisogno è un semplice telefono (fisso o cellulare) e un posto silenzioso da cui collegarti.
In conclusione, quando la conference call è meglio della videoconferenza?
La videoconferenza è un ottimo strumento per sostituire le riunioni in presenza fisica con quelle a distanza. Tuttavia, come ha evidenziato lo studio del Prof. Bailenson dell’Università di Stanford, trascorrere diverse ore al giorno in videoconferenza può esporci alla “Zoom Fatigue”, cioè ad affaticamento e stress.
La videoconferenza andrebbe quindi usata per riunioni brevi, tra poche persone, abituate inoltre all’uso corretto dello strumento. E soprattutto quando il contatto visivo è davvero importante.
Un esempio tipico sono le riunioni direzionali.
La conference call telefonica è invece largamente preferibile nelle riunioni più lunghe, con parecchie persone, dove il contatto visivo non aggiunge alcun valore. Ma soprattutto quando le persone devono potersi collegare facilmente e rapidamente, senza internet, computer e app.
Un esempio tipico sono le riunioni con gli agenti di vendita sparsi sul territorio.
Puoi provare i vantaggi delle Conference Call Telefoniche in pochi minuti, senza dover sottoscrivere un abbonamento e senza dover creare un account.
