Come fare Conference Call in modo sicuro

Perché è importante affidarsi ad un servizio che garantisca Conference Call sicure? Perché la sicurezza è un requisito fondamentale anche per le riunioni telefoniche, soprattutto quando si deve discutere di argomenti riservati. Pensa ad esempio ad una Conference Call in cui si deve stabilire il prezzo di un prodotto per una gara d’appalto. Oppure parlare di argomenti coperti da NDA, cioè da un accordo di non divulgazione. Oppure fare un CdA o un altro genere di assemblea societaria dove possono partecipare solo determinate persone. Insomma, possono essere numerosi e frequenti i casi d’uso dove sono richieste le Conference Call sicure.

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Metodi per fare Conference Call sicure

Per collegarsi ad una Conference Call occorre conoscere il Codice di Accesso che l’Host (l’organizzatore della riunione) comunica agli invitati insieme al numero telefonico da chiamare e alla data/ora di inizio della riunione. Le Conference Call si svolgono in ambienti virtuali chiamati sale audio. Ogni sala audio ha un unico proprietario (Host) che ha i diritti di amministratore. Ciò premesso, esistono diversi metodi per fare Conference Call sicure, configurando opportunamente le sale audio oppure utilizzando le funzioni di controllo.

Controllare chi è collegato

Prima di iniziare la riunione, l’Host può controllare quante persone sono presenti nella sala audio. Può farlo tramite una combinazione di tasti sul telefono oppure via software, dal pannello di amministrazione della sala che permette anche di vedere i numeri telefonici dei partecipanti. Certamente, controllare chi è collegato è il sistema più facile e immediato per fare Conference Call sicure.

Chiudere la sala audio

Per aumentare il livello di sicurezza, l’Host può chiudere (virtualmente) la sala audio una volta che tutti gli invitati sono collegati. La chiusura della sala si fa tramite una combinazione di tasti sul telefono oppure via software, dal pannello di amministrazione. In questo modo viene impedito l’accesso a qualsiasi altra persona, anche se dovesse conoscere il codice. In pratica, è come chiudere una porta dall’interno con il chiavistello. Nessuno può entrare anche se ha la chiave della serratura.

Iniziare la riunione solo quando si collega l’Host

Un altro modo per fare Conference Call sicure è configurare la sala audio in modo che le riunioni abbiano inizio solo quando si collega l’Host. Dunque, con questa configurazione, chi si collega prima dell’Host viene messo in attesa con una musica di sottofondo. Naturalmente, tutte le linee collegate vengono isolate e quindi nessuno può parlare né sapere chi è collegato.

Terminare la riunione quando l’Host riaggancia

Per fare Conference Call sicure si può configurare la sala audio anche per impedire che gli invitati continuino a parlare tra loro se l’Host ha riagganciato. Configurando la sala in questo modo, la Conference Call termina appena l’Host riaggancia. Tutte le linee collegate vengono quindi automaticamente disconnesse.

Sale Audio Temporanee

Il Codice di Accesso resta valido (e invariato) per tutta la durata operativa della sala audio a cui è associato. L’Host però può creare anche sale audio temporanee, utilizzabili, ad esempio, per una sola Conference Call. Questo è dunque un altro modo per fare Conference Call sicure. Infatti, la sala (e quindi anche il Codice di Accesso) viene automaticamente disattivata al termine della Conference Call e non può più essere utilizzata.

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