Come sfruttare la Videoconferenza nel modo migliore
Come sfruttare la videoconferenza per rendere più semplici, veloci e produttive le riunioni a distanza?
La maggior parte delle riunioni oggi può essere svolta in videoconferenza.
Tuttavia, occorre osservare alcuni accorgimenti per sfruttare la videoconferenza nel modo migliore.
Soprattutto in situazioni, come l’emergenza Coronavirus, in cui la videoconferenza gioca un ruolo fondamentale per lo smart working.
Consigli per sfruttare la videoconferenza nel modo migliore
Per svolgere efficacemente le riunioni in video, soprattutto da casa, bisogna innanzi tutto verificare:
- qualità, affidabilità e sicurezza della soluzione di videoconferenza
- larghezza di banda e stabilità del collegamento Internet
- adeguatezza dei dispositivi (computer, webcam, cuffie/microfono)
Interruzioni di collegamento, frammentazione della voce, scarsa qualità del video, problemi di sicurezza, rendono infatti le videoconferenze fastidiose e controproducenti.
Occorre inoltre essere in grado di mostrare contenuti dal computer: presentazioni, documenti, grafici, etc.
In questo modo, infatti, si può condividere il materiale di supporto alle riunioni senza ricorrere al poco efficiente scambio di file via email.
E’ opportuno anche conoscere alcune regole di comportamento, per evitare brutte figure o compromettere l’efficacia delle videoconferenze.
Bisogna sapere come scegliere l’ambiente adeguato, come posizionarsi davanti alla webcam, come usare correttamente il microfono.
Insomma, è bene sapere come comportarsi in modo impeccabile durante le videoconferenze.
Abbiamo preparato alcuni video tutorial che possono fornire i consigli utili per sfruttare la videoconferenza al meglio.
Resistenza delle persone ad usare la videoconferenza
Alcune persone, che in azienda si trovano perfettamente a loro agio nelle riunioni in presenza fisica, possono manifestare una certa ritrosia nei confronti della videoconferenza quando si trovano in smart working.
Sapere di essere inquadrati da una webcam, infatti, può far assumere un comportamento innaturale o troppo riservato.
Oppure può impedire l’esposizione naturale o convincente di una presentazione.
Sarebbe opportuno che l’azienda fornisse a queste persone alcuni consigli per non sentirsi sotto stress in videoconferenza, ad esempio su come esporre una presentazione in modo professionale anche da casa.
La videoconferenza non va infatti considerata come un evento ma solo come uno strumento di lavoro per collaborare con i colleghi fisicamente distanti.
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