Come presentare slide in videoconferenza con stile professionale

L’emergenza Covid-19 ha provocato un aumento enorme delle riunioni in videoconferenza.

E in questo ci sono molti aspetti positivi.

È un vantaggio per le aziende e per le persone, perché riduce le spese e lo stress per i viaggi e il tempo improduttivo.

E’ un vantaggio anche per il pianeta, perché riduce l’inquinamento causato dai mezzi di trasporto.

Quindi è molto probabile che ci troveremo a lavorare sempre più spesso in remoto:

• videoconferenze
• webinar
• corsi di formazione
• consulenze
• eventi

In ognuno di questi scenari, se sei un relatore, probabilmente vorrai rendere più efficace il tuo intervento con una presentazione.

E’ bene dunque sapere come presentare slide in videoconferenza in modo professionale, autorevole ed efficace.

Questo articolo ti aiuterà a farlo.

Come presentare slide in videoconferenza in modo professionale

Innanzi tutto, devi saper “presentare te stesso” nel modo più professionale possibile, in particolare da casa quando sei in smart working. Ancor più che di persona, infatti, in video devi trasmettere autorevolezza. Altrimenti le tue parole e le slide che presenti non verrano prese molto sul serio.

Se ti presenti male in video non aspettarti che ti prendano molto sul serio.

Poi, per catturare l’attenzione del tuo pubblico quando vuoi presentare slide in videoconferenza, devi saper realizzare una presentazione sintetica e attraente. E saperla esporre in modo coinvolgente per il tuo pubblico.

Le persone non ne possono più di assistere a presentazioni lunghe e noiose.

In questo articolo potrai quindi imparare:

• l’arte silenziosa dell’autorevolezza in videoconferenza
• i 7 elementi essenziali dell’etichetta per le riunioni in video
• come presentare slide in videoconferenza coinvolgendo il pubblico

L’arte silenziosa dell’autorevolezza in videoconferenza

La prima regola per un presentatore televisivo è trasmettere un’immagine autorevole di sé. L’aspetto, infatti, ci colpisce prima delle parole. Gli errori più comuni che vediamo fare dalle persone in videoconferenza da casa sono l’abbigliamento troppo casual o i capelli spettinati o la postura troppo rilassata.

Quindi, scegli l’abbigliamento appropriato per apparire autorevole in video. La sobrietà è sempre la scelta migliore. Se ti colleghi da casa, indossare giacca e cravatta può risultare fuori contesto o eccessivamente formale. Per una riunione con i colleghi puoi vestire casual (ma non troppo) ad esempio una polo che indosseresti in ufficio. Se invece devi fare una presentazione ad un cliente, indossa una camicia ben stirata, eventualmente con un pullover. Siedi con il busto eretto ma senza apparire ingessato.

Non indossare i pantaloni corti o quelli del pigiama, pensando che tanto nessuno potrà vederti dalla vita in giù. Le distrazioni e gli imprevisti, infatti, sono sempre in agguato, come puoi vedere in questo video su YouTube.

Altri due consigli:

• i vestiti a righe o fantasia mettono in crisi la webcam, quindi scegli una tinta unita
• i riflessi luminosi dei gioielli possono infastidire, quindi se possibile evita di indossarli

In sostanza, se vuoi che il tuo pubblico riceva subito un’impressione di autorevolezza, presentati bene in video.

I 7 elementi essenziali dell’etichetta per le riunioni in video

Veniamo ad alcune importanti linee guida di etichetta per i meeting online. Osservare questi consigli migliorerà la tua sicurezza ed efficacia nelle presentazioni. Si nota subito, infatti, chi sa come presentare slide in videoconferenza in modo autorevole ed efficace e chi invece è insicuro, timido o impacciato.

1. Allestisci la scenografia

Oltre al tuo aspetto personale devi preparare la stanza dalla quale ti colleghi per fare la tua presentazione in videoconferenza. Una pila di vestiti sulla sedia, un letto sfatto o i pensili della cucina chiaramente non sono lo sfondo ideale. Inoltre, fai attenzione a quello che è appeso alle pareti. Togli dalla vista tutto ciò che può risultare poco professionale o che potrebbe distogliere l’attenzione del tuo pubblico. Se hai dubbi sullo sfondo, scegli una parete neutra.

2. Regola l’illuminazione

Uno degli errori più gravi che si possono commettere in videoconferenza è trascurare l’illuminazione. Presentarti in video con un’immagine chiara e nitida è una cortesia per il tuo pubblico. Assicurati, quindi, che la luce provenga il più possibile frontalmente. Altrimenti verrai visto come una sagoma scura e indistinguibile. L’ideale è la luce naturale ma va bene anche l’illuminazione elettrica dal soffitto oppure una lampada da scrivania.

3. Cura l’inquadratura

Posiziona la webcam all’altezza degli occhi e siedi ad una distanza sufficiente per inquadrare testa e spalle. Prima di collegarti in video e iniziare la presentazione, controlla l’inquadratura con la self view. Se necessario, metti il ​​computer su una pila di libri o abbassa la sedia. Regolare correttamente la posizione della videocamera è davvero importante. Troppe volte, infatti, si vedono inquadrature a dir poco imbarazzanti.

4. Guarda la webcam mentre presenti

Evita di tenere lo sguardo fisso sulle slide. Altrimenti il tuo pubblico avrà la sgradevole impressione che stai leggendo e ripetendo a pappagallo. In effetti, un bravo presentatore non ha bisogno di leggere. Infatti utilizza le slide solo come scaletta degli argomenti. Le slide sono invece molto importanti per il pubblico, per focalizzare i concetti che stai esponendo. Quindi, quando parli, guarda il più possibile verso la webcam. In questo modo le persone avranno l’impressione che stai davvero parlando a loro. Questo accorgimento fa la differenza tra uno che sa come presentare slide in videoconferenza con stile professionale e uno che improvvisa.

Puoi rendertene conto facendo una registrazione di prova:

• leggi qualche slide, senza alzare gli occhi dallo schermo
• fai una breve pausa
• riprendi a parlare, stavolta senza leggere ma guardando la webcam

Rivedendo il filmato potrai accorgerti di quanto sia grande la differenza.

5. Usa il microfono giusto

Tutta l’abilità nel presentare può essere vanificata da un cattivo audio. Il microfono integrato nel pc o nella webcam può provocare eco o rientro della voce. Quindi è fortemente consigliato l’uso delle cuffie con microfono integrato o gli auricolari per cellulare. Questi dispositivi, infatti, trasmettono correttamente la tua voce e offrono un buon isolamento da eventuali rumori ambientali. In alternativa puoi usare uno speakerphone, cioè un dispositivo professionale da tavolo che integra altoparlante e microfono.

Altri due consigli:

• fai la tua presentazione da un luogo silenzioso
• disattiva la suoneria del cellulare

6. Non gesticolare

Piccoli gesti, usati nel modo giusto, aiutano il pubblico a mantenere la concentrazione sulla tua presentazione. Puoi quindi usarli per enfatizzare una frase o sottolineare un passaggio chiave. Ma quando sei in video non gesticolare e non muoverti velocemente perché l’effetto è davvero sgradevole. Soprattutto, controlla gesti involontari che possono tradire nervosismo o insicurezza, come grattarti la testa, passarti la mano sul viso, tamburellare con le dita o giocherellare con la penna. Chi sa come presentare slide in videoconferenza in modo professionale usa i gesti con parsimonia e li fa lentamente, un po’ come un attore di teatro.

7. Focalizza la tua presentazione su pochi punti

Sappi che potrai contare sulla concentrazione del tuo pubblico solo all’inizio e per pochi minuti. Ci sono studi scientifici che lo dimostrano. Quindi è fondamentale focalizzare la tua presentazione su una o due idee principali e non farla durare più di 20-30 minuti. Troppi argomenti e una esposizione troppa lunga, infatti, fanno cadere l’attenzione delle persone. Quindi limitati a poche slide. Inoltre, crea diapositive succinte e inserisci immagini evocative. In questo modo aumenterai l’impatto del messaggio e manterrai viva l’attenzione del tuo pubblico non solo sul piano razionale ma anche emozionale.

Presentare slide in videoconferenza coinvolgendo il pubblico

Saper comunicare a distanza in modo coinvolgente è fondamentale, soprattutto oggi, dopo l’emergenza Coronavirus che ha spinto aziende e professionisti ad utilizzare massicciamente videoconferenze e webinar. Anziché descrivere a parole come imparare e poi sviluppare questa capacità, pensiamo che sia più efficace fartela spiegare in video da un esperto. Ti invitiamo quindi a guardare i tre webinar che abbiamo realizzato sull’argomento con Guido Poli, uno dei maggiori esperti di comunicazione aziendale in Italia.

La comunicazione sintetica

Comunicare e presentare in modo sintetico e dritto al punto. Trasferire rapidamente l’essenza del tuo messaggio in un mondo che va sempre più veloce e ha sempre meno tempo di ascoltare.

Come si presenta un’idea

Valorizzare, spiegare e “vendere” un’idea. Creare presentazioni di business chiare, concrete, persuasive, che intercettano i bisogni e gli interessi del pubblico.

Comunicare per emozionare

Presentare qualunque cosa non solo sul piano razionale ma anche su quello emozionale. Creare presentazioni suggestive e visive, che non solo spiegano ma che coinvolgono.

Ora sai come presentare slide in videoconferenza con stile professionale. Non ti resta che esercitarti per la tua prossima presentazione di successo!

Altri consigli per le videoconferenze professionali

Puoi guardare i nostri video tutorial per ricevere altri consigli su come partecipare in modo professionale alle videoconferenze.

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