Come fare un Webinar professionale senza acquistare piattaforme

In questo articolo scoprirai come fare un webinar professionale:

• senza dover acquistare piattaforme o licenze d’uso
• libero da qualsiasi vincolo o piano tariffario
• senza preoccuparti di alcun aspetto tecnico

Lo abbiamo scritto per chi si avvicina per la prima volta a questo importante strumento di comunicazione, quindi partiamo da cosa è un webinar fino a spiegare come si fa e quanto costa.

Se non hai tempo o non ti interessa leggere tutto ma vuoi scoprire subito come fare un webinar senza acquistare piattaforme …

SALTA ALLA CONCLUSIONE DELL’ARTICOLO

Cosa è un webinar

Webinar è un neologismo formato dalle parole in lingua Inglese Web e Seminar, quindi è un “seminario online” a cui si partecipa via Internet.

Tuttavia, un webinar non si usa solo per fare seminari ma, più in generale, per diverse tipologie di eventi o incontri virtuali.

Ad esempio:

• presentazioni marketing e commerciali
• corsi di formazione
• conferenze

Un’ottima soluzione per il distanziamento sociale 

I webinar sono largamente utilizzati da anni, soprattutto dalle grandi aziende, perché permettono di minimizzare i tempi e i costi degli eventi destinati ad una vasta platea di utenti.

Oggi, però, con il distanziamento sociale imposto dal Coronavirus, anche le piccole imprese e i professionisti iniziano a considerare i webinar in sostituzione degli incontri in presenza fisica.

Tuttavia, molti ancora si chiedono:

• perché fare un webinar?
• in che modo si svolge?
• come si organizza?
• come si gestisce?
• quanto tempo richiede la preparazione?
• quanto costa?

Soprattutto immaginano che i costi siano elevati.

Non è affatto così.

In questo articolo scoprirai infatti come fare un webinar di livello professionale senza dover acquistare piattaforme e senza disporre di tecnici in azienda.

Ma andiamo con ordine e rispondiamo alle domande.

Perché fare un webinar

A causa del distanziamento sociale imposto dalle normative anti Covid-19, i webinar sono oggi l’unica alternativa agli eventi in sala.

Ma il webinar è anche uno strumento di event marketing: un sistema moderno ed efficace per lo sviluppo del business.

Ci sono, infatti, almeno nove buoni motivi per cui un’azienda dovrebbe utilizzare i webinar per accrescere il proprio business.

1 – Raggiungere un pubblico molto più ampio con una spesa minima

Per i tuoi webinar non c’è virtualmente un limite di pubblico, dato che la partecipazione avviene via Internet. Puoi infatti raggiungere centinaia o migliaia di utenti con un semplice click. E a costi incomparabilmente inferiori rispetto agli eventi in presenza fisica. Dunque non dovrai più preoccuparti della capienza della sala, del servizio di accoglienza, della pausa caffè, della distribuzione di materiale cartaceo, e così via. Pensa a quanto tempo e denaro potrai risparmiare!

Con i webinar puoi raggiungere molte più persone risparmiando tempo e denaro.

2 – Mostrare in tempo reale capacità, esperienza, affidabilità del team

Sicuramente nella tua azienda lavorano persone di grande competenza. Fino a ieri i tuoi clienti e i tuoi prospect potevano apprezzarle di persona grazie ad eventi come presentazioni marketing, seminari o workshop tenuti in azienda o nelle sale congressi. Oggi, però, questi eventi sono molto limitati per via del Coronavirus. E’ infatti impossibile concentrare molte persone in ambienti chiusi. Inoltre, è molto probabile che anche in futuro gli incontri di gruppo saranno rari. Se invece sai come fare un webinar, non dovrai rinunciare agli eventi promozionali. Anzi, potrai coinvolgere centinaia o migliaia di persone in un colpo solo, in tempo reale. Una grande opportunità per mettere in risalto, agli occhi di clienti e prospect, la capacità, l’esperienza e l’affidabilità del tuo team.

Grazie ai webinar, puoi mostrare il valore della tua azienda anche senza incontrare fisicamente le persone.

3 – Creare o rafforzare relazioni con clienti acquisiti e potenziali

La gente fa affari con le persone, non con le aziende. Dunque, con i webinar, puoi offrire ai tuoi prospect un’occasione per conoscere e apprezzare le persone della tua azienda. Un modo gradevole e “soft” per avvicinare le persone interessate ai tuoi prodotti o ai tuoi servizi. Infatti, chi partecipa al webinar può scegliere se limitarsi a guardare l’evento oppure interagire con i relatori. Nel secondo caso, la semplice interazione via chat, o meglio ancora in video, permette di creare una relazione che facilita i contatti futuri. Molto di più che uno scambio di mail. Allo stesso modo, interagire con i tuoi clienti durante un webinar ti permette di rafforzare relazioni che magari avevi stabilito solo via mail.

Un webinar è un mezzo molto efficace per interagire a distanza con chi è interessato ai tuoi prodotti o servizi.

4 – Capire meglio gli obiettivi, le esigenze e i dubbi dei clienti

Con i webinar puoi acquisire informazioni preziose sul tuo target di mercato. Infatti, analizzando il numero di iscrizioni al webinar secondo opportuni criteri (ad esempio per settore merceologico) potrai subito capire il grado di interesse dei diversi segmenti di mercato. Inoltre, durante il webinar, le domande o le richieste dei partecipanti ti forniranno importanti indicazioni sulle esigenze e i dubbi dei tuo clienti, potenziali o acquisiti. Infine, al termine del webinar, una sessione interattiva di domande e risposte ti permetterà di avere uno dialogo molto utile con il tuo pubblico.

Con i webinar puoi ottenere informazioni molto utili direttamente dal tuo target di mercato.

5 – Generare lead qualificati attraverso i form di iscrizione e le survey

Il form di iscrizione, cioè la pagina web in cui i partecipanti compilano i dati per iscriversi al tuo webinar, è un ottimo sistema per generare lead qualificati. Oltre all’indirizzo mail, puoi infatti richiedere le informazioni che ritieni più utili per profilare i partecipanti. Ad esempio: il motivo di interesse al webinar, il ruolo ricoperto in azienda, etc. Inoltre, terminato il webinar, potrai invitare i partecipanti a compilare una survey dalla quale ottenere importanti feedback: livello di gradimento, suggerimenti, spunti, richieste di approfondimento. Tutte queste informazioni ti permetteranno di costruire mailing list dettagliate da utilizzare per campagne promozionali perfettamente calibrate sulle reali richieste del mercato.

Un webinar ti permette di costruire mailing list molto dettagliate per le campagne promozionali.

6 – Riutilizzare il materiale dei webinar su blog, social network, YouTube

Con semplici operazioni di post produzione, puoi creare video e presentazioni dalle registrazioni dei tuoi webinar e inserirli negli articoli del blog e nelle pagine del sito. Puoi anche postarli sulle pagine social e sul canale YouTube della tua azienda. Questi video sono importanti sia per l’indicizzazione sui motori di ricerca sia per rendere più dinamici e interessanti i contenuti informativi che proponi ai visitatori del tuo sito.

Presentazioni e video estratti dai tuoi webinar aumentano la visibilità della tua azienda su Internet.

7 – Attrarre nuovi clienti con le registrazioni dei webinar

Puoi proporre le registrazioni dei webinar anche come lead magnet per le campagne sponsorizzate sui motori di ricerca o sui social network. Un lead magnet è un piccolo “regalo” che puoi offrire, a chi clicca sulla landing page della tua campagna promozionale, in cambio del suo indirizzo mail o di altre informazioni. Ad esempio, se hai fatto un webinar sulle tecniche di vendita, il tuo lead magnet potrebbe essere un video, estratto dal webinar, dove si spiega una di queste tecniche.

Poi usare le registrazioni dei tuoi webinar come “lead magnet” per acquisire nuovi clienti.

8 – Farsi pubblicità a costi minimi

Con i webinar puoi diffondere il tuo brand e promuovere la tua attività offrendo contenuti di valore invece dei tradizionali slogan pubblicitari. Puoi raggiungere un pubblico virtualmente illimitato a costi assolutamente sostenibili e incomparabilmente inferiori a quelli dei media tradizionali.

Un webinar è un piccolo investimento che può generare grandi ritorni per la tua azienda.

9 – Generare ricavi diretti

Puoi anche generare profitti organizzando webinar a pagamento, soprattutto in questo periodo dove la formazione in aula è molto difficoltosa a causa delle norme anti Coronavirus. Se produci contenuti utili e di qualità avrai certamente un pubblico disposto a pagare un prezzo per partecipare ai tuoi webinar.

Se offri contenuti di valore, puoi far pagare un prezzo per partecipare ai tuoi webinar.

Come si svolge un webinar

Un webinar prevede la visualizzazione e l’ascolto di un relatore o più relatori che si alternano negli interventi.

Durante l’intervento, il relatore può mostrare al pubblico, attraverso il suo computer:

• presentazioni
• documenti
• immagini
• applicazioni

Il webinar si rivolge ad una platea di utenti, anche molto vasta, che partecipa via Internet attraverso un computer, un tablet o uno smartphone.

Generalmente il webinar viene trasmesso in diretta streaming su YouTube, su un social network o su un canale dedicato.

Le persone che assistono al webinar possono interagire scrivendo messaggi e domande in chat e partecipare a eventuali sondaggi proposti dai relatori.

Se è prevista anche la possibilità di intervenire in voce e in video, i relatori e i partecipanti possono dialogare come se fossero presenti fisicamente nello stesso luogo, come avverrebbe, ad esempio, in una sala convegni.

Come si organizza

Ci sono due modi per organizzare un webinar: in autonomia oppure affidandosi ad un provider specializzato.

Quale che sia la tua scelta, per organizzare un webinar di livello professionale servono quattro fasi.

1 – Pianificazione dell’evento

In fase di pianificazione bisogna dare una risposta a queste domande:

• quanto durerà il webinar?
• chi sarà il moderatore?
• quanti relatori parleranno?
• quanti partecipanti sono previsti?
• come assisteranno al webinar? (pagine sui social network, canale streaming, etc.)
• che tipo di interazione dare ai partecipanti? (chat, audio/video, sondaggi, Q&A)
• occorre registrare il webinar?
• l’interfaccia web va personalizzata? (ad esempio con il logo dell’azienda)
• che tipo di regia è richiesta ? (ad esempio multi-camera)

2 – Scelta della piattaforma

Una volta definiti tutti gli aspetti della pianificazione, si deve scegliere la piattaforma più adatta per fare il webinar. Ci sono infatti parecchie differenze tra le piattaforme disponibili sul mercato, sia come prestazioni, sia come funzionalità. La scelta va fatta in base alla qualità audio/video, al numero di partecipanti, alle funzionalità richieste per il webinar.

3 – Verifica delle postazioni dei relatori

Se vuoi fare un webinar di livello professionale è fondamentale che i relatori vengano visti e ascoltati con la migliore qualità possibile. Altrimenti, se trasmettono con una qualità audio/video scarsa, il tuo webinar si trasformerà in un autogol. E’ quindi opportuna la verifica tecnica e la predisposizione della postazione di ogni relatore:

• prestazioni del computer e della connessione Internet
• configurazione corretta di webcam e microfono
• buona illuminazione e inquadratura giusta

Inoltre, è bene assicurarsi che ogni relatore sappia utilizzare le funzioni di condivisione dei contenuti, ad esempio proiettare una presentazione o disegnare sulla lavagna elettronica. Infine, è bene fare una breve prova generale con tutti i relatori insieme.

4 – Promozione dell’evento

Se il webinar è rivolto solo ai tuoi clienti o comunque ad un pubblico fidelizzato, ti basterà inviare una mail di invito all’evento. Se invece vuoi promuovere il webinar al più ampio pubblico possibile, puoi creare annunci sponsorizzati su Google e sui social network. Le persone che cliccano sull’annuncio verrano automaticamente direzionate su una landing page che illustra il webinar e nella quale inserire i dati richiesti per l’iscrizione.

Come si gestisce

La gestione di un webinar prevede tre categorie di azioni:

• conduzione dell’evento
• regia
• follow up

1 – Conduzione

La conduzione è affidata al moderatore che apre il webinar illustrandone lo scopo e presentando i relatori. Successivamente, secondo la scaletta programmata, invita i relatori ad esporre i loro interventi ed eventualmente interagisce facendo domande o considerazioni a margine di ciascun intervento. Infine, legge le domande ricevute via chat dai partecipanti e le rivolge ai relatori. Se la scaletta lo prevede, può aprire una sessione interattiva di domande e risposte con il pubblico oppure lanciare un sondaggio. Quindi chiude il webinar con le considerazioni finali e l’invito ad eventuali appuntamenti successivi, qualora previsti.

2 – Regia

Fare un webinar professionale significa, generalmente, gestire un evento piuttosto articolato. E’ quindi opportuno, per ottenere un risultato all’altezza di aspettative professionali, affidarsi ad un operatore di regia che si occupi di tutti gli aspetti tecnici. Prima del webinar l’operatore di regia fa le necessarie verifiche tecniche, predispone le pagine sui social, sul sito o sul canale di streaming. Durante il webinar gestisce microfoni e webcam, posizionamento delle inquadrature, effetti video, trasmissione in streaming, registrazione. Terminato il webinar può fare operazioni di post produzione per realizzare video e presentazioni da riutilizzare a fini di marketing.

3 – Follow up

Il follow up di un webinar è importante quanto la sua promozione. Con le azioni post evento, infatti, raggiungerai chi non era a conoscenza del webinar e chi non ha potuto partecipare. Ad esempio puoi inviare, a tutti gli iscritti, una mail con il link alla registrazione. Oppure pubblicare un articolo, sul tuo blog e sui social network, dove descrivi l’evento inserendo anche alcuni video estratti dal webinar. Infine, puoi riutilizzare il materiale di post produzione per creare campagne promozionali o per attirare nuovi clienti con i lead magnet.

Quanto tempo richiede l’organizzazione di un webinar

Non serve molto tempo per organizzare un webinar professionale. Generalmente è sufficiente qualche giorno. Per la pianificazione basta un’ora.

Poi devi considerare il tempo per preparare le presentazioni da proiettare, che dipende ovviamente dal numero di slide. Tuttavia, il nostro consiglio è fare presentazioni molto snelle per non perdere l’attenzione del pubblico.

L’unica attività che può richiedere abbastanza tempo è la verifica delle postazioni dei relatori, se sono molti. Generalmente occorrono 15 minuti per ogni postazione. Difficilmente, però, i relatori sono disponibili per la verifica tutti nello stesso momento. E’ bene quindi attivarsi con qualche giorno di anticipo sulla data del webinar.

Quanto costa

Non sei obbligato ad acquistare una piattaforma per fare i tuoi webinar. Noi ti mettiamo a disposizione le migliori piattaforme in cloud, come servizio, senza dover acquistare licenze d’uso o abbonamenti. E puoi scegliere se utilizzare il servizio in modo autonomo oppure nella modalità “chiavi in mano” in cui pensiamo a tutto noi.

Per quanto riguarda i prezzi, si va da qualche decina di euro per un webinar gestito in modo autonomo a qualche centinaia di euro per il servizio chiavi in mano.

Come fare un webinar senza acquistare piattaforme

Vuoi fare un webinar senza acquistare piattaforme, senza sottoscrivere abbonamenti e senza preoccuparti di alcun aspetto tecnico?

Devi solo decidere:

• quanti sono i relatori
• quanti sono i partecipanti
• se vuoi che i partecipanti interagiscano con i relatori
• quando vuoi fare il webinar

Una volta che hai queste informazioni fondamentali, per fare un webinar senza acquistare piattaforme ti bastano tre semplici passi:

1. chiama il nostro Servizio Clienti 06.62205843 / 02.37927370
2. chiedi di parlare con uno dei nostri esperti di webinar
3. comunicagli le informazioni fondamentali

Il nostro esperto ti farà alcune domande per capire quali funzionalità sono consigliate (ad esempio: regia, streaming, registrazione) o più adatte al tipo di evento che vuoi realizzare.

Ti fornirà quindi tutte le informazioni e i suggerimenti su come fare un webinar di successo.

Non dovrai preoccuparti di scegliere piattaforme o piani tariffari né di alcun aspetti tecnico perché il nostro esperto ti proporrà un servizio “chiavi in mano” e senza alcun vincolo di abbonamento.

Infine, ti farà un preventivo di spesa dettagliato e spiegato per ogni voce. Più facile di così …

Se invece preferisci richiedere subito un preventivo online:

• clicca sul pulsante sottostante
• compila e invia le informazioni richieste
• un nostro esperto ti contatterà telefonicamente

Ora sai come fare un webinar professionale senza dover acquistare piattaforme! Vuoi saperne di più? Guarda questo video

Per informazioni chiama 06.62205843 / 02.37927370