Numeri Verdi per le Conference Call: cosa sono e a che servono

Riceviamo spesso domande sull’utilizzo dei Toll Free Numbers, cioè i Numeri Verdi per le Conference Call. Sappiamo tutti che un Numero Verde è numero telefonico che possiamo chiamare gratuitamente. Quando però si tratta di fare un’audioconferenza, può sorgere qualche dubbio. Il Numero Verde è un servizio telefonico che viene offerto, generalmente da un ente pubblico o da un’azienda, per fare in modo che il chiamante non paghi il costo della telefonata. Possono esistere Numeri Verdi diversi per chi chiama da linea fissa o da cellulare. Il costo della chiamata ad un Numero Verde viene interamente addebitato al destinatario. In questo articolo parliamo esclusivamente dei Numeri Verdi per le Conference Call.

Come partecipare ad una Conference Call

La persona che organizza una conferenza audio telefonica è detta “Host” e le persone invitate sono dette “Partecipanti”. L’Host comunica ai Partecipanti un numero di telefono e un PIN, detto “Codice Partecipante”. Per partecipare alla Conference Call bisogna semplicemente comporre il numero e digitare il Codice Partecipante.

PoP locali

Il numero telefonico che permette l’accesso al servizio è detto “PoP” ed è diverso a seconda del paese da cui si chiama. Chiaramente, per non incorrere in eventuali costi per le chiamate internazionali, ogni partecipante chiamerà il PoP del proprio paese, detto anche “PoP locale”. Ad esempio, una persona che si collega alla Conference Call dalla Danimarca comporrà un numero telefonico diverso da una che si collega dal Regno Unito.

Costo di chiamata di un PoP all’estero

Mentre il costo del servizio di Conference Call è interamente a carico dell’Host, non è detto che le chiamate che i partecipanti fanno ai PoP esteri siano gratuite, anche se chiamano i PoP locali. Ogni partecipante che si trova all’estero, infatti, pagherà o meno la chiamata al PoP a seconda del piano tariffario che ha sottoscritto con il proprio gestore telefonico. Ad esempio, un Italiano che si trova temporaneamente in Germania e chiama dal cellulare il numero del PoP tedesco, potrebbe sostenere un costo di chiamata se questo è previsto dal piano tariffario del proprio gestore telefonico italiano.

Numeri Verdi per le Conference Call

I Numeri Verdi per le Conference Call sono semplicemente PoP che i partecipanti possono chiamare in modo totalmente gratuito, a prescindere dal piano tariffario che hanno sottoscritto con il proprio gestore telefonico. Ogni paese può disporre di un proprio Numero Verde, eventualmente distinto tra numerazione fissa e mobile.

IMPORTANTE: il costo delle chiamate che i partecipanti fanno ai PoP con Numeri Verdi viene addebitato interamente all’Host.

Perché usare i Numeri Verdi per le Conference Call

In molti casi, ad esempio quando si devono organizzare Conference Call con i clienti, le aziende non vogliono che i partecipanti dall’estero sostengano l’eventuale costo della chiamata al PoP locale. In queste occasioni possono mettere a disposizione dei propri clienti i PoP con Numeri Verdi per le Conference Call. Qualsiasi eventuale costo di chiamata al PoP sarà in questo modo totalmente a carico dell’azienda che organizza la conferenza telefonica.

Chiariamo con un esempio.

Una società di investimenti finanziari (SIM-SGR) con sede in Italia, organizza trimestralmente una serie di Conference Call per relazionare i propri clienti sull’andamento degli investimenti. Durante la conferenza audio, gli analisti finanziari espongono i risultati delle varie linee di investimento e rispondono alle domande dei clienti. Essendo questo un servizio incluso nelle attività di reportistica periodica, la Conference Call deve essere totalmente gratuita anche per i clienti che si trovano all’estero e quindi la società fornirà l’accesso telefonico attraverso PoP esteri con Numeri Verdi.

Numeri Verdi per le Conference Call in paesi senza PoP locale

Un altro caso in cui i Numeri Verdi per le Conference Call sono particolarmente utili è quello di paesi che non dispongono di un PoP locale. Il partecipante che si trova in un paese sprovvisto di un PoP locale dovrebbe chiamare il PoP di un altro paese. Questo significherebbe fare una chiamata telefonica internazionale il cui eventuale costo sarebbe a carico del chiamante. Se invece in quel paese è disponibile un PoP con Numero Verde, il costo della chiamata al PoP sarà interamente a carico dell’Host.

Non confondiamoci con i servizi di Conference Call gratuiti

Qualcuno confonde i Numeri Verdi per le Conference Call con i Servizi Gratuiti di Conference Call. Sono servizi completamente diversi. Abbiamo visto che i Numeri Verdi per le Conference Call vengono messi a disposizione dei partecipanti per evitare che paghino l’eventuale costo di chiamata al PoP estero, costo che dipende esclusivamente dai piani tariffari delle compagnie telefoniche. Grazie ai Numeri Verdi, tale costo verrà addebito all’Host, insieme a quello per l’uso del “Ponte Audio” o “Bridge” cioè il servizio che mette in comunicazione, in un’unica audioconferenza, le linee telefoniche dell’Host e dei partecipanti.

E’ nelle funzionalità del Bridge che consiste il vero e proprio servizio di Conference Call. Un servizio Bridge di livello professionale può essere fornito solo da un Provider specializzato e ha ovviamente un costo che viene sostenuto interamente dall’Host. Questo costo non ha nulla a che vedere con quello del traffico telefonico generato dalle chiamate ai PoP. Viene infatti viene conteggiato sui minuti di collegamento di ciascun partecipante alla Conference Call, indipendentemente dal fatto che stia chiamando da una linea telefonica opure via Internet in VoIP (Voice over IP).

Esistono però anche servizi di Conference Call che forniscono l’uso del Bridge in modo apparentemente gratuito. In realtà un servizio di Conference Call gratuito può nascondere il costo del Bridge in quello delle chiamate ai PoP. Chi viene invitato a partecipare ad una conferenza telefonica potrebbe quindi trovarsi addebitato sulla propria bolletta il costo (anche rilevante) per una chiamata che credeva gratuita. Questa è una delle valide ragioni per non affidarsi ad un servizio gratuito quando si devono fare Conference Call di livello professionale, soprattutto con i clienti.

L’unico modo per essere sicuri al 100% che i Partecipanti non paghino nulla per collegarsi ad una conferenza telefonica dall’estero è mettere a loro disposizione i Numeri Verdi per le Conference Call.

Un servizio di Conference Call per tutte le esigenze

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