ABC della Videoconferenza Cloud
Sapere tutto, o quasi, sulla Videoconferenza Cloud: cosa è, a cosa serve e come funziona.
Hai poco tempo e vuoi sapere come organizzare una Videoconferenza Professionale in pochi minuti, senza dover sottoscrivere un abbonamento e senza dover registrare un account?
Videoconferenza Cloud cosa è, a che serve e come funziona?
Rispondiamo a queste domande per esplorare gli aspetti essenziali della Videoconferenza Cloud, o Videoconferenza Online, uno strumento di lavoro moderno ed efficace per incrementare la produttività, ridurre gli sprechi e rispettare l’ambiente.
Videoconferenza Cloud cosa è
La videoconferenza cloud è uno strumento professionale che consente a persone che si trovano in luoghi diversi (distanti anche migliaia di km) di svolgere una riunione virtuale per discutere, collaborare o prendere decisioni in tempi rapidi.
Videoconferenza Cloud a che serve
La videoconferenza offre un ambiente online (sala virtuale) per svolgere riunioni a distanza condividendo anche documenti, presentazioni, fogli di calcolo. Quindi le persone non sono obbligate a spostarsi dai propri uffici per incontrarsi. Il cloud offre la videoconferenza professionale come servizio accessibile da Internet con dispositivi comuni. Dunque non occorre acquistare costose soluzioni hardware da installare e gestire in azienda.
Videoconferenza Cloud come funziona
Per partecipare ad una videoconferenza si accede via web ad una sala virtuale sul cloud. E’ sufficiente un PC, un tablet o uno smartphone. La qualità professionale è il requisito necessario affinché una videoconferenza risulti gradevole e naturale come una riunione faccia a faccia:
- audio forte e chiaro
- video in alta risoluzione
- movimenti fluidi e naturali
Solo con la qualità professionale, infatti, i partecipanti avranno la sensazione di trovarsi insieme nella stessa stanza. Si parla dunque di Videoconferenza Professionale per distinguerla da quella domestica (ad esempio Skype).
Multi-Videoconferenza
Spesso la videoconferenza professionale viene chiamata multi-videoconferenza, ad indicare che si svolge tra più di due postazioni. Fino a qualche anno fa, per la multi-videoconferenza occorreva acquistare un apparato hardware chiamato MCU (Multipoint Control Unit) da installare in azienda. Oggi invece, con il cloud, la multi-videoconferenza viene erogata dalle piattaforme di servizio del provider e il cliente non deve acquistare o installare nulla.
Differenze tra i Servizi Gratuiti e la Videoconferenza Cloud Professionale
I servizi gratuiti, come Skype, sono concepiti per l’uso domestico o amatoriale. Quindi difficilmente offrono la qualità, l’affidabilità e la sicurezza di quelli professionali. Ad esempio, la fluidità delle immagini e la chiarezza dell’audio dipendono fortemente dal collegamento Internet. Invece un servizio di videoconferenza professionale utilizza tecnologie per sopperire anche alle problematiche di rete. Inoltre può essere abbinato ad altri servizi come la registrazione e lo streaming che permettono di coprire le esigenze più disparate in ambito professionale:
- verbalizzazione di assemblee societarie
- sessioni di formazione a distanza
- trasmissione di seminari ed eventi sul web
Sono funzionalità che i servizi come Skype normalmente non possono offrire.
Possibilità di collegare Sistemi di Videoconferenza H.323/SIP
Altro aspetto fondamentale da considerare in ambito professionale è la possibilità di collegarsi con i sistemi di videoconferenza hardware, detti Endpoint o Codec che si trovano spesso nelle sale riunioni delle grandi aziende. Questi apparati utilizzano i protocolli di comunicazione standard H.323/SIP che non sono invece supportati dai servizi gratuiti come Skype.
Prezzi accessibili per tutti grazie alla rivoluzione del cloud
Oggi non è più necessario acquistare e installare sistemi costosi per beneficiare della videoconferenza professionale. Infatti la rivoluzione della tecnologia cloud ha trasformato la videoconferenza in un servizio online con prezzi accessibili per tutti. La videoconferenza si è trasferita dall’hardware al software. Dunque per svolgere meeting virtuali di alta qualità è sufficiente un personal computer un tablet o uno smartphone.
Quali vantaggi offre un servizio di Videoconferenza Cloud
Si può iniziare con un servizio di base e successivamente ampliarlo al crescere del numero degli utenti o delle funzionalità richieste. Gli utenti sono operativi in pochi istanti, ovunque e con qualsiasi dispositivo. Inoltre, una soluzione di videoconferenza basata sul cloud è molto più facile da implementare per gli IT manager o gli amministratori, rispetto ad una piattaforma interna. Infatti non occorre acquistare apparati e non servono tecnici per organizzare e gestire le videoconferenze.
Ci sono quindi grandi vantaggi nelle soluzioni di videoconferenza professionale in cloud:
- bassi costi di utilizzo
- semplicità di implementazione
- assenza di manutenzione
- flessibilità di configurazione
- immediatezza d’uso
Quanto costa la Videoconferenza Cloud Professionale
Un servizio di videoconferenza professionale in cloud non è gratis ma il suo piccolo prezzo va valutato in rapporto al risparmio che permette di ottenere. Inoltre può essere acquistato in formule pay-per-use solo quando occorre effettivamente utilizzarlo. Ad esempio, per una trasferta giornaliera Milano-Roma, il cui costo si aggira sui 400€ calcolando tutte le voci di spesa, un servizio di videoconferenza in pay-per-use permette di risparmiare quasi il 90%.
Cosa occorre per iniziare
Per iniziare a svolgere riunioni in videoconferenza è sufficiente un PC, un tablet o uno smartphone. Ovviamente ci sono soluzioni di videoconferenza più sofisticate per chi vuole attrezzare una sala riunioni. Per quanto riguarda il servizio, sono disponibili formule in abbonamento oppure in pay-per-use ad ore e per una intera giornata.
Postazioni per la Videoconferenza
Le postazioni da cui ci si può collegare in videoconferenza sono essenzialmente tre: sale riunioni, scrivanie, dispositivi mobili.
Sale Riunioni
La videoconferenza da sala riunioni è l’ideale quando le persone sono riunite intorno ad un tavolo. Ad esempio per un CdA o una trattativa d’affari. Se l’ambiente è molto grande è necessario avere un Codec, cioè un sistema H.323/SIP specificamente progettato per la videoconferenza da sala. Per una sala di dimensioni contenute esistono invece soluzioni di videoconferenza che abbinano webcam e speakerphone.
Scrivanie
Quando a collegarsi in videoconferenza sono singole persone, la soluzione più comoda è utilizzare il PC dalla propria scrivania.
Dispositivi mobili
Fuori ufficio si può partecipare alle videoconferenze con un tablet o uno smartphone. Basta collegarsi in WiFi, ovunque sia disponibile (stazioni, aeroporti, locali pubblici) oppure tramite le reti mobili.
Collegamento telefonico
Un servizio di videoconferenza professionale prevede anche la possibilità di collegarsi via telefono. Questa funzionalità permette di partecipare solo in voce quando non si ha la possibilità di collegarsi in video, ad esempio se si sta guidando l’auto.
Condivisione dati da PC
Durante la videoconferenza è possibile condividere presentazioni, documenti, tabelle, grafici. In questo modo tutti i partecipanti possono visualizzare il contenuto sul proprio PC e discuterlo come in una riunione faccia a faccia.
Chat
La Chat permette di scambiare messaggi di testo durante la videoconferenza.
Registrazione e Streaming
Il cloud mette a disposizione anche altri servizi a valore aggiunto, come la registrazione della videoconferenza e la trasmissione in streaming. La registrazione è particolarmente utile in caso di verbalizzazione della riunione, ad esempio per i Consigli di Amministrazione o le Assemblee dei Soci svolte in videoconferenza, come previsto dall’art. 2370 del Codice Civile. Lo streaming viene generalmente utilizzato per eventi destinati ad un pubblico molto ampio, invitato ad assistere via web.
Ora sai la Videoconferenza Cloud cosa è, a che serve e come funziona … non ti resta che provarla!
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